檔案依其管理機關別，得區分為機關檔案與國家檔案，前者係指由各機關自行管理之檔案，後者則指具有永久保存價值而移歸檔案中央主管機關－國家發展委員會檔案管理局管理之檔案。
所謂檔案開放應用，就其字面意義言，係指政府機關將管有之檔案開放給一般民眾閱覽、抄錄或複製等利用之過程；而就其開放方式言，可分為主動開放與被動應人民請求提供二種方式。主動開放即政府機關不待人民申請，而依法令規定或本於職權主動公開檔案有關資訊，如公布檔案目錄、舉辦檔案展覽、編輯出版檔案資料等事項；被動應人民請求提供係指民眾向各檔案管理機關申請閱覽、抄錄或複製檔案，其使用目的係為個人或關係人資料之查詢、學術研究、業務需要或新聞報導等。依檔案法第17條之規定，民眾申請閱覽、抄錄或複製各機關檔案，應事先以書面提出申請，經核准後始得應用。