檔案應用常見問答

檔案應用常見問答
發布單位:
就業職訓服務處
分  類:
檔案應用專區
發布日期:
110-01-27
截止日期:
111-01-26
詳細內容:
 
什麼是檔案應用?
 
檔案應用係指依據檔案法第17條至第21條規定,民眾得向各機關申請閱覽、抄錄或複製檔案,由受理機關提供應用之相關作業及程序,包括檔案應用申請、申請審核及回覆、閱覽抄錄或複製檔案、還卷等事項。
 
檔案應用服務之相關法令為何?
依據檔案法、行政程序法、政府資訊公開法、個人資料保護法等相關法令規定。
 
何人可申請閱覽、抄錄或複製檔案?
一般民眾、本國法人及團體均得申請,限制開放檔案則限當事人或利害關係人(須提憑利害關係相關佐證資料),如採委託方式者,則填具委託書。
 
外國人可否申請檔案應用?
檔案係政府資訊之一部份,故本法未規定申請人資格,適用政府資訊公開法第9條規定,外國人採平等互惠原則,依該國法令未限制我國國民申請提供其政府資訊為限,才可申請。
 
申請閱覽、抄錄或複製檔案可向何機關提出申請?
可向檔案保管機關提出申請。例如:檔案資料為本處保管者,則向本處提出申請。
 
要如何申請閱覽、抄錄或複製檔案?
申請人先利用「機關檔案目錄查詢網」(>>連結網址及使用說明),查詢本處檔案目錄,填具「檔案應用申請書」(>>下載申請書)親自持送或書面通訊方式送本處申請。經本處審查檔案內容可以提供者,即發出書面審核通知書,申請人再依約定的時間至本處檔案閱覽室應用檔案(>>本處交通資訊)。
 
申請書應載明事項?
1.申請人之姓名、出生年月日、身分證明文件字號、住(居)所、連絡電話。如係法人
  或其他設有管理人或代表人之團體,其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓
  名、出生年月日、身分證明文件字號、住(居)所、連絡電話。
2.有代理人者,其姓名、出生年月日、身分證明文件字號、住(居)所、連絡電話;如
  係意定代理人者,並應提出委任書;如係法定代理者,應敘明其關係。
3.檔號、檔案名稱或內容要旨、申請項目。
4.申請目的。
5.申請人簽章、或有代理人簽章、填列 申請日期。

 
答覆申請人申請檔案應用准駁之時程為何?
依檔案法規定自受理日起(有不合規定或資料不全者,自申請人補正之日起算)30日內將審核結果以書面通知申請人。
 
申請檔案應用範圍有何限制?
檔案有下列情形之一,不得申請:
1.有關國家機密者。
2.有關犯罪資料者。
3.有關工商秘密者。
4.有關學識技能檢定及資格審查之資料者。
5.有關人事及薪資資料者。
6.依法令或契約有保密之義務者。
7.其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。

 
檔案應用可使用原件嗎?
檔案應用以提供複製品為原則,核准應用之檔案如僅其中一部分有應限制公開或提供之情形,應採「分離原則」,去除不得公開部分,就其他部分公開或提供之。
 
申請閱覽、抄錄或複製檔案是否需要費用?
1.申請閱覽、抄錄檔案,每二小時收取新臺幣二十元;不足二小時,以二小時計算。
2.複製檔案,依檔案閱覽抄錄複製收費標準所附檔案複製收費標準表收費(>>收費標準
  )。
3.複製檔案,如需郵寄服務者,先收取複製費、郵遞費(以實支數額計算)及每次加收
  處理費新臺幣五十元後,併同複製檔案及收費收據寄交申請人。

 
所稱閱覽、抄錄等使用檔案時間是否包含複製、影印或列印等時間?
閱覽抄錄之時間點起算應以檔案交付申請者至檔案交還櫃檯為止,其中間所有使用過程均應包含在內。
 
申請閱覽、抄錄或複製檔案應備之證件為何?
1.申請人應出示「審核通知書」及身分證明文件並完成登記程序後,始得進入檔案閱覽
  處所。
2.申請人為營利事業或機關團體,應檢附公司(商業)登記證明文件影本,並加蓋營利
  事業或機關團體及負責人印章。
3.授權或委託代理人申請時,應另檢附授權書正本或委任書、代理人身分證明文件影本
  ,並加蓋印章。
4.申請案件屬個人隱私資料者,請檢具身分關係證明文件。

 
申請檔案應用服務還需特別注意那些事項?
1.抄錄或複製檔案,如涉及著作權事項,應依著作權法及其相關規定辦理。
2.申請人閱覽、抄錄或複製檔案,應保持檔案資料之完整,並不得有下列各款行為:
  (1)添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
  (2)拆散已裝訂完成之檔案。
  (3)以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
  (4)未經許可擅自持卷宗資料之一部分或全部帶離閱覽處所
  (5)私自進入檔案作業處所或庫房。

 
申請檔案應用時,有無限制每次申請之件數及時間?
申請人每次申請檔案應用之件數未加以限制,惟如申請應用檔案之數量龐大,可分次提供應用。
 
本處檔案應用閱覽室開放時間?
星期一至星期五(例假日及國定假日除外)
上午9時至12時;下午2時至5時。

 
最後更新日期:110-01-27
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